Datenschutzhinweise der App
Stand: 02.11.2026
Diese Hinweise gelten für die Web-App Klarposten (derzeit unter klarposten-app.vercel.app). Für die Website klarposten.de gilt die Datenschutzerklärung der Website.
1. Verantwortlicher
Lucas Kickermann, Klarposten
Zehlendorfer Straße 19 A, 14513 Teltow
E-Mail: lucas@klarposten.de
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, weil dafür keine gesetzliche Pflicht besteht.
2. Wer für welche Daten verantwortlich ist
Klarposten wird von Verwaltungen genutzt. Dabei gibt es zwei Rollen:
- Inhalte der Verwaltung: Eigentümergemeinschaften, Verwalterverträge, Leistungskataloge, erfasste Leistungen, Aufstellungen, das Änderungsprotokoll und, sobald verfügbar, weitergeleitete E-Mails verarbeitet Klarposten im Auftrag der jeweiligen Verwaltung. Dazu gehört auch, welcher Nutzer welche Leistung erfasst hat. Verantwortlich ist dafür die Verwaltung; Grundlage ist der Auftragsverarbeitungsvertrag. Wenn Sie Ihre Rechte zu diesen Daten geltend machen möchten, wenden Sie sich bitte an die Verwaltung. Klarposten unterstützt die Verwaltung dabei.
- Eigene Zwecke von Klarposten: Für die im Folgenden beschriebenen Verarbeitungen ist Klarposten selbst verantwortlich. Das sind Ihr Nutzerkonto und die Anmeldung, die Sicherheit des Dienstes, die Vertragsabwicklung und Rechnungen sowie die Kommunikation mit uns.
3. Konto, Anmeldung und Vertrag
Wenn Sie sich registrieren oder auf Einladung ein Konto anlegen, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Passwort (nur als verschlüsselter Hashwert), Ihren Namen und Ihre Funktion sowie Datum und Uhrzeit der Registrierung und der Anmeldungen. Legen Sie eine Verwaltung an, verarbeiten wir außerdem deren Namen und Größe sowie Ihre Zustimmung zu AGB und Auftragsverarbeitungsvertrag mit Datum und Fassung.
Zweck und Rechtsgrundlage:
- Wir benötigen diese Daten, um Ihnen den Zugang zu ermöglichen und den Vertrag mit der Verwaltung zu schließen und durchzuführen.
- Sind Sie selbst unser Vertragspartner, etwa als Einzelunternehmer, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
- Handeln Sie für eine Verwaltung, etwa als Geschäftsführer oder Mitarbeiter, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist, der Verwaltung, für die Sie tätig sind, einen sicheren Zugang bereitzustellen.
- Die Zustimmung zu AGB und Auftragsverarbeitungsvertrag speichern wir, um den Vertragsschluss nachweisen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO).
Speicherdauer: Kontodaten speichern wir, solange das Konto besteht. Wird ein Mitarbeiter aus einer Verwaltung entfernt oder wird die Verwaltung gelöscht, löschen wir die betroffenen Konten. Den Nachweis der Zustimmung bewahren wir bis zum Ablauf der Verjährungsfrist für Ansprüche aus dem Vertrag auf; das sind regelmäßig drei Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem der Vertrag endet.
4. Cookies
Die App verwendet nur Cookies, die für die Anmeldung technisch unbedingt erforderlich sind. Sie halten Ihre Sitzung aufrecht, solange Sie angemeldet sind. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; für die damit verbundene Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Wir setzen keine Analyse-, Statistik- oder Werbedienste ein und verfolgen nicht, wie Sie die App nutzen.
5. Server- und Anmeldeprotokolle
Beim Aufruf der App verarbeiten unsere Dienstleister technisch notwendige Daten, um die Seiten auszuliefern und Angriffe zu erkennen:
- IP-Adresse,
- Datum und Uhrzeit,
- aufgerufene Adresse,
- Browsertyp,
- bei Anmeldungen das betroffene Konto.
Unsere eigenen Programmprotokolle enthalten keine Namen, E-Mail-Adressen oder Inhalte, sondern nur Fehlercodes und technische Kennungen.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und stabilen Betrieb.
Speicherdauer: Server-Protokolle werden nach höchstens 30 Tagen gelöscht, Protokolle des Anmeldedienstes nach höchstens 90 Tagen.
6. Schutz vor Missbrauch
Um Angriffe auf Konten zu verhindern, begrenzen wir die Zahl von Anmeldeversuchen, Registrierungen und Anfragen zum Zurücksetzen des Passworts. Dazu speichern wir IP-Adresse und E-Mail-Adresse nicht im Klartext, sondern nur als Hashwert (HMAC), zusammen mit dem Zeitpunkt. Aus dem Hashwert lässt sich die Adresse nicht zurückrechnen.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der Schutz Ihres Kontos und des Dienstes. Die Einträge werden nach 2 Tagen gelöscht.
7. E-Mails der App
Die App schickt E-Mails, die für die Nutzung nötig sind:
- Bestätigung der Registrierung,
- Einladung von Mitarbeitern,
- Zurücksetzen des Passworts,
- Hinweise zu Ihrem Vertrag.
Dafür verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und die Versanddaten.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO wie in Abschnitt 3. Werbe-E-Mails versenden wir über die App nicht. Wir werten nicht aus, ob Sie E-Mails öffnen oder Links anklicken.
Der Versand erfolgt über Mailgun (siehe Abschnitt 10). Versanddaten werden dort nach kurzer Zeit gelöscht, spätestens nach 30 Tagen.
8. Rechnungen
Für bezahlte Verträge verarbeiten wir die Rechnungsdaten der Verwaltung: Name, Anschrift, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, Zahl der Einheiten, Rechnungen und Zahlungseingänge.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag), für Ansprechpartner einer Verwaltung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, und für die Aufbewahrung Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Rechnungen und Buchungsbelege bewahren wir nach § 147 AO auf, derzeit acht Jahre.
9. Anfragen an uns
Wenn Sie uns per E-Mail schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.
Unser Postfach betreibt Zoho Corporation B.V., Niederlande, in Rechenzentren in der EU. Wir löschen Anfragen, wenn sie abgeschlossen sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Bitte schicken Sie uns per E-Mail keine Verwalterverträge oder anderen Unterlagen mit personenbezogenen Daten, wenn dies nicht abgesprochen ist.
10. Dienstleister und Übermittlung in Drittländer
Wir setzen folgende Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein. Mit allen bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung.
| Dienstleister | Aufgabe | Ort |
|---|---|---|
| Supabase Pte. Ltd., Singapur, mit Supabase, Inc., USA | Datenbank, Anmeldung, Dateispeicher | Frankfurt am Main |
| Vercel Inc., USA | Betrieb der App | Frankfurt am Main |
| Mailgun Technologies, Inc., USA | Versand von E-Mails | EU-Region, Deutschland |
| Amazon Web Services EMEA SARL, Luxemburg | KI-Auslese von Verträgen und Auswertung weitergeleiteter E-Mails, nur wenn die Funktion verfügbar ist und genutzt wird | Rechenzentren in der EU |
| Zoho Corporation B.V., Niederlande | E-Mail-Postfach | Rechenzentren in der EU |
Die Daten werden in Rechenzentren in der EU gespeichert. Einige Dienstleister haben ihren Sitz außerhalb der EU oder gehören zu Unternehmen mit Sitz in den USA. Deshalb ist ein Zugriff aus diesen Ländern nicht ausgeschlossen, etwa für Support oder Betrieb.
Für solche Übermittlungen gelten die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Vercel ist zusätzlich nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss, Art. 45 DSGVO). Eine Kopie der Standardvertragsklauseln können Sie bei uns anfordern.
11. KI-Funktionen
Wenn die Funktion verfügbar ist und eine Verwaltung einen Verwaltervertrag zum Auslesen hochlädt, wird der Text des Vertrags an ein KI-Modell bei Amazon Bedrock in der EU übermittelt. Das Modell erzeugt daraus Vorschläge für den Leistungskatalog. Entsprechend werden, sobald diese Funktion verfügbar ist, an Klarposten weitergeleitete E-Mails ausgewertet, um Vorschläge für erfasste Leistungen zu erzeugen.
- Die Vorschläge werden erst übernommen, wenn ein Nutzer sie prüft und bestätigt.
- Die Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
- Die Modellaufrufe werden nicht protokolliert.
- Es findet keine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.
Diese Verarbeitung erfolgt im Auftrag der Verwaltung (siehe Abschnitt 2).
12. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Wenden Sie sich dazu an lucas@klarposten.de.
Widerspruchsrecht: Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).
Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist:
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg
Stahnsdorfer Damm 77, 14532 Kleinmachnow
www.lda.brandenburg.de
13. Pflicht zur Bereitstellung
Ohne E-Mail-Adresse und Passwort können Sie kein Konto anlegen und die App nicht nutzen. Darüber hinaus sind Sie nicht verpflichtet, Daten bereitzustellen.