Klarposten

Allgemeine Geschäftsbedingungen

Fassung 1.0 vom 02.11.2026

§ 1 Anbieter und Geltungsbereich

  1. Anbieter von Klarposten ist Lucas Kickermann, Klarposten, Zehlendorfer Straße 19 A, 14513 Teltow, E-Mail lucas@klarposten.de (im Folgenden „Klarposten“).
  2. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge über die Nutzung der Software Klarposten.
  3. Klarposten richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, die gewerblich oder freiberuflich Wohnungseigentum für Dritte verwalten. Ausgeschlossen sind Verbraucher, Gemeinschaften der Wohnungseigentümer sowie Wohnungseigentümer, die ihre eigene Gemeinschaft verwalten. Mit dem Anlegen einer Verwaltung bestätigt der Kunde, dass er in Ausübung seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handelt.
  4. Abweichende Geschäftsbedingungen des Kunden gelten nicht, auch wenn Klarposten ihnen nicht ausdrücklich widerspricht. Individuelle Vereinbarungen, etwa im Angebot für Pilotpartner oder eine Preisgarantie, gehen diesen AGB vor.

§ 2 Leistungen von Klarposten

  1. Klarposten stellt dem Kunden eine Software über das Internet zur Nutzung bereit (Software as a Service). Damit kann der Kunde insbesondere
    • Eigentümergemeinschaften anlegen und die Sonderleistungen und Stundensätze aus seinen Verwalterverträgen in einem Leistungskatalog erfassen,
    • erbrachte Leistungen erfassen und
    • monatliche Aufstellungen als PDF- und CSV-Datei erstellen.
    Maßgeblich ist der Funktionsumfang der App und der Beschreibung auf klarposten.de in der bei Vertragsschluss geltenden Fassung. Funktionen, die dort als „in Vorbereitung“ gekennzeichnet sind, sind nicht geschuldet.
  2. KI-Funktionen: Soweit Klarposten Verwalterverträge mit Unterstützung künstlicher Intelligenz ausliest oder Leistungen aus weitergeleiteten E-Mails vorschlägt, sind die Ergebnisse als Vorschlag gekennzeichnet. Sie werden erst übernommen, wenn ein Nutzer sie prüft und bestätigt. Ein Anspruch auf eine bestimmte Genauigkeit oder Vollständigkeit der KI-Ergebnisse besteht nicht; der Kunde prüft jeden Vorschlag vor der Bestätigung.
  3. Keine Rechts- oder Steuerberatung: Klarposten zeigt Regelungen an, die der Kunde selbst erfasst oder bestätigt hat, und berechnet daraus Beträge. Klarposten prüft nicht, ob eine Leistung nach dem Verwaltervertrag, dem Wohnungseigentumsgesetz oder sonstigem Recht abgerechnet werden darf. Klarposten erbringt keine Rechts- oder Steuerberatung. Aufstellungen sind Belege über erfasste Leistungen, keine Rechnungen; Klarposten berechnet keine Umsatzsteuer.
  4. Kein Archiv: Klarposten ersetzt nicht die Aufbewahrung von Unterlagen durch den Kunden. Der Kunde lädt Aufstellungen und andere Unterlagen, die er aufbewahren muss, selbst herunter und bewahrt sie in seinen eigenen Systemen auf.
  5. Verfügbarkeit: Klarposten ist im Kalendermonat zu 98 % verfügbar. Nicht eingerechnet sind angekündigte Wartungsarbeiten von höchstens 8 Stunden je Kalendermonat, die möglichst außerhalb der üblichen Bürozeiten stattfinden, sowie Störungen, die Klarposten nicht zu vertreten hat, etwa Störungen des Internets außerhalb des Einflussbereichs von Klarposten. Weitere Rechte des Kunden bleiben unberührt.
  6. Weiterentwicklung: Klarposten entwickelt die Software weiter. Klarposten kann Funktionen ändern, wenn der vertraglich vereinbarte Nutzen für den Kunden dadurch nicht wesentlich beeinträchtigt wird. Über wesentliche Änderungen informiert Klarposten mindestens 6 Wochen vorher in Textform; der Kunde kann den Vertrag dann zum Zeitpunkt der Änderung kündigen.
  7. Unterstützung: Fragen und Störungsmeldungen nimmt Klarposten per E-Mail an lucas@klarposten.de entgegen und bearbeitet sie an Werktagen (Montag bis Freitag, außer gesetzliche Feiertage in Brandenburg) in angemessener Zeit.

§ 3 Vertragsschluss, Testphase, Pilotphase

  1. Testphase: Mit dem Anlegen einer Verwaltung in der App und der Zustimmung zu diesen AGB und zum Auftragsverarbeitungsvertrag kommt ein unentgeltlicher Vertrag über eine Testphase von 60 Tagen zustande. Die Testphase endet automatisch, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Es entstehen keine Kosten.
  2. Pilotphase: Für Pilotpartner gelten die im jeweiligen Angebot vereinbarten Bedingungen, insbesondere zur Dauer der kostenlosen Nutzung und zur Rückmeldung an Klarposten. Im Übrigen gelten diese AGB; die Sonderregeln für die Testphase in § 8 Abs. 3 und § 10 Abs. 4 gelten für die Pilotphase nicht.
  3. Bezahlter Vertrag: Möchte der Kunde Klarposten nach der Test- oder Pilotphase weiter nutzen, bestellt er per E-Mail, unter Angabe der Zahl der verwalteten Einheiten und der gewünschten Zahlweise (monatlich oder jährlich). Der Vertrag kommt zustande, wenn Klarposten die Bestellung in Textform bestätigt.
  4. Nach Ende einer Test- oder Pilotphase ohne Bestellung kann der Kunde seine Daten noch 30 Tage lang über die Exportfunktion abrufen. Danach werden sie nach § 9 gelöscht.
  5. Die Vertragssprache ist Deutsch. Die jeweils geltende Fassung dieser AGB ist auf klarposten.de abrufbar; die vom Kunden angenommene Fassung ist in seinem Kundenkonto vermerkt.

§ 4 Nutzungsrechte und Nutzerkonten

  1. Klarposten räumt dem Kunden für die Dauer des Vertrags das einfache, nicht übertragbare Recht ein, Klarposten für eigene Zwecke im Rahmen seiner Verwaltungstätigkeit zu nutzen. Der Kunde darf beliebig viele eigene Mitarbeiter als Nutzer einladen.
  2. Der Kunde hält Zugangsdaten geheim und sorgt dafür, dass seine Nutzer dies ebenfalls tun. Er informiert Klarposten unverzüglich, wenn er einen Missbrauch vermutet. Der Kunde ist für Handlungen seiner Nutzer verantwortlich.
  3. Der Kunde darf Klarposten nicht missbräuchlich nutzen. Insbesondere darf er keine Schadsoftware hochladen, die Sicherheitsvorkehrungen nicht umgehen, Klarposten nicht durch automatisierte Massenabfragen belasten und keine rechtswidrigen Inhalte speichern.

§ 5 Daten des Kunden und Datenschutz

  1. Alle Daten, die der Kunde in Klarposten eingibt oder hochlädt, bleiben Daten des Kunden. Klarposten nutzt sie nur, um die vertraglichen Leistungen zu erbringen.
  2. Soweit Klarposten personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), dem der Kunde beim Anlegen der Verwaltung zustimmt. Wie Klarposten Daten in eigener Verantwortung verarbeitet, beschreiben die Datenschutzhinweise der App.
  3. Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass er die Daten, die er eingibt, verarbeiten darf. Insbesondere gilt:
    • Er gibt keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten ein, etwa Gesundheitsdaten, und leitet keine E-Mails mit solchen Daten an Klarposten weiter.
    • Er informiert seine Mitarbeiter über die Erfassung von Leistungen und Arbeitszeiten in Klarposten.
    • Er beachtet dabei etwaige Beteiligungsrechte eines Betriebsrats.

§ 6 Preise und Zahlung

  1. Es gelten die bei Vertragsschluss auf klarposten.de veröffentlichten Preise, sofern nichts anderes vereinbart ist. Bei jährlicher Zahlweise beträgt der Jahrespreis zehn Monatspreise.
  2. Der Preis richtet sich nach der Zahl der vom Kunden verwalteten Einheiten. Einheiten sind Wohnungs- und Teileigentumseinheiten in den vom Kunden verwalteten Gemeinschaften; Stellplätze und Garagen zählen nicht. Ändert sich die Zahl so, dass eine andere Preisstufe gilt, teilt der Kunde dies mit; der neue Preis gilt ab dem folgenden Abrechnungszeitraum, bei jährlicher Zahlweise ab der nächsten Verlängerung.
  3. Klarposten ist Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG und berechnet keine Umsatzsteuer. Entfällt diese Regelung für Klarposten, kommt ab dem betreffenden Zeitpunkt die gesetzliche Umsatzsteuer zu den vereinbarten Preisen hinzu; Klarposten teilt dies mit einer Frist von mindestens einem Monat mit.
  4. Die Vergütung ist im Voraus für den jeweiligen Abrechnungszeitraum (Monat oder Jahr) fällig und wird per Rechnung gestellt. Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen nach Zugang ohne Abzug zu zahlen. Klarposten kann Rechnungen per E-Mail übermitteln.
  5. Ist der Kunde mit einer fälligen Zahlung mehr als 30 Tage im Verzug, kann Klarposten den Zugang nach vorheriger Ankündigung in Textform mit einer Frist von mindestens 14 Tagen sperren, bis die Zahlung eingeht. Der Kunde kann seine Daten auch während einer Sperre über den Export abrufen.
  6. Preisänderungen: Klarposten kann die Preise für bezahlte Verträge mit Wirkung zum Beginn eines neuen Abrechnungszeitraums ändern, frühestens 12 Monate nach Beginn des bezahlten Vertrags und um höchstens 10 % je 12 Monate. Klarposten kündigt eine Preisänderung mindestens 3 Monate vorher in Textform an und weist dabei auf das Kündigungsrecht hin. Der Kunde kann den Vertrag zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Preisänderung kündigen. Vereinbarte Preisgarantien bleiben unberührt.

§ 7 Laufzeit und Kündigung

  1. Monatliche Zahlweise: Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit. Der Kunde kann jederzeit zum Ende eines Kalendermonats kündigen. Klarposten kann mit einer Frist von 3 Monaten zum Ende eines Kalendermonats kündigen.
  2. Jährliche Zahlweise: Der Vertrag läuft zunächst 12 Monate. Er verlängert sich jeweils um weitere 12 Monate, wenn er nicht mit einer Frist von einem Monat (Kunde) bzw. 3 Monaten (Klarposten) zum Ende der Laufzeit gekündigt wird.
  3. Das Recht beider Seiten zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.
  4. Endet der Vertrag aus Gründen, die der Kunde nicht zu vertreten hat, vor Ablauf eines bereits bezahlten Zeitraums, erstattet Klarposten den Betrag für die verbleibende Zeit anteilig. Das gilt insbesondere bei einer Kündigung nach § 2 Abs. 6, § 6 Abs. 6 oder § 12 Abs. 2 dieser AGB und nach § 3 Abs. 2 des Auftragsverarbeitungsvertrags.
  5. Kündigungen sind in Textform zu erklären, z. B. per E-Mail an lucas@klarposten.de.

§ 8 Mängel

  1. Klarposten beseitigt Mängel der Software in angemessener Frist, nachdem der Kunde sie gemeldet hat. Der Kunde beschreibt den Mangel so genau, wie es ihm möglich ist.
  2. Die verschuldensunabhängige Haftung für Mängel, die bereits bei Vertragsschluss vorhanden waren (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB), ist ausgeschlossen.
  3. Während der unentgeltlichen Testphase nach § 3 Abs. 1 haftet Klarposten für Mängel nur, wenn Klarposten sie arglistig verschwiegen hat; § 10 bleibt unberührt.

§ 9 Ende des Vertrags und Daten des Kunden

  1. Der Kunde kann seine Daten jederzeit, auch nach einer Kündigung bis zum Vertragsende, über die Exportfunktion als ZIP-Datei herunterladen.
  2. Nach Vertragsende steht der Export noch 30 Tage zur Verfügung. Danach löscht Klarposten alle Daten des Kunden, einschließlich der Dateien und Nutzerkonten. Aus Datensicherungen werden die Daten innerhalb von höchstens 7 weiteren Tagen entfernt.
  3. Der Inhaber kann die Verwaltung außerdem jederzeit selbst vollständig und endgültig löschen. Die Löschung gilt zugleich als Kündigung des Vertrags zum nächstmöglichen Termin. Bereits gezahlte Beträge werden in diesem Fall nicht erstattet, soweit nichts anderes vereinbart ist.

§ 10 Haftung

  1. Klarposten haftet unbeschränkt
    • bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit,
    • für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit,
    • nach dem Produkthaftungsgesetz und
    • soweit Klarposten eine Garantie übernommen hat.
  2. Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht ist die Haftung auf den vertragstypischen, bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden begrenzt. Wesentliche Vertragspflichten sind Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf.
  3. Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.
  4. Während der unentgeltlichen Testphase nach § 3 Abs. 1 haftet Klarposten abweichend von Absatz 2 und 3 nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie in den Fällen des Absatzes 1.
  5. Die vorstehenden Regelungen gelten auch für die persönliche Haftung von Erfüllungsgehilfen von Klarposten.
  6. Die Haftung gegenüber betroffenen Personen nach Art. 82 DSGVO bleibt unberührt. Im Verhältnis zwischen Klarposten und dem Kunden gelten die Absätze 1 bis 5 auch für Datenschutzverstöße.

§ 11 Vertraulichkeit und Referenzen

  1. Beide Seiten behandeln vertrauliche Informationen der anderen Seite, die ihnen im Rahmen des Vertrags bekannt werden, vertraulich, auch über das Vertragsende hinaus.
  2. Klarposten nennt den Kunden nur mit dessen vorheriger Zustimmung als Referenz.

§ 12 Änderungen dieser AGB

  1. Klarposten kann diese AGB für die Zukunft ändern, etwa wegen neuer Funktionen oder geänderter Rechtslage. Klarposten teilt Änderungen mindestens 6 Wochen vor ihrem Inkrafttreten in Textform mit und legt die neue Fassung in der App zur Zustimmung vor.
  2. Stimmt der Kunde nicht zu, gilt die bisherige Fassung weiter. Klarposten kann den Vertrag in diesem Fall nach § 7 ordentlich kündigen.

§ 13 Schlussbestimmungen

  1. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
  2. Erklärungen im Rahmen dieses Vertrags bedürfen der Textform, soweit nicht eine strengere Form gesetzlich vorgeschrieben ist.
  3. Sind einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam.